Als de site, het CRM en het boekhoudsysteem geen gegevens uitwisselen, moeten medewerkers deze handmatig kopiëren. API-integratie draagt de benodigde informatie over tussen services volgens afgesproken regels.
01Hoe het script eruit ziet
De klant vult een formulier in op de website. De gegevens komen binnen in het CRM, het systeem wijst een verantwoordelijke manager aan en het team ontvangt een melding over een nieuwe aanvraag. Als de klant een bestelling plaatst, kan de status ervan worden bijgewerkt in het boekhoudsysteem.
02Welke regels moeten we afspreken
Beschrijf eerst welke gegevens wanneer worden overgedragen. Moet ik alle formuliervelden indienen? Welk systeem houdt het stamrecord van de klant bij? Wat gebeurt er als de aanvraag wordt gewijzigd of de overdracht mislukt?
Het is belangrijk om overeenstemming te bereiken over de namen en formaten van gegevens. Zo moet de status ‘Betaald’ op de site overeenkomen met een specifieke status in CRM. Anders zal de integratie formeel werken, maar zal de informatie in verschillende systemen tegenstrijdig worden.
03Toegang en controle
Voor API's moet u de toegang tot gegevens beperken en toegangssleutels niet in open source opslaan. De integratie moet worden getest in een testomgeving en na de lancering moeten fouten en herhaalde verzoeken worden opgespoord.
De API repareert een vaag proces niet automatisch. Als het team geen regels heeft met betrekking tot statussen, verantwoordelijken en duplicaten, moeten deze eerst worden overeengekomen.
Bij Cligora ontwikkelen we site-integraties met CRM-, mail- en boekhoudsystemen, waarbij we eerst scenario's voor gegevensuitwisseling vastleggen.