Automatisering voor kleine bedrijven hoeft niet te beginnen met een groot CRM-systeem of een complex platform. Vaak is het voldoende om repetitief werk te vinden waardoor het team tijd verspilt of sollicitaties kwijtraakt.

01Waar te beginnen

Kies geen systeem alleen op basis van de lijst met functies. Kijk eerst naar de dagelijkse werkzaamheden: waar informatie handmatig wordt overgedragen, waar je gegevens moet opzoeken in chats en tabellen, waar de klant mogelijk geen antwoord krijgt.

Eén goed beschreven proces biedt vaak meer voordelen dan een tiental ingeschakelde modules. Het is belangrijk om te begrijpen wie gegevens overdraagt, wie verantwoordelijk is voor de volgende stap en waar uitzonderingen voorkomen.

027 processen om te controleren

Typische uitgangspunten
  • Aanvragen uit het formulier, mail en sociale netwerken worden op één plek verzameld.
  • Nieuwe hits worden opgesplitst per service, regio of teamdownload.
  • Commerciële voorstellen, facturen en contracten worden gevuld vanuit kant-en-klare data.
  • Het systeem herinnert u aan oproepen, taken en contractverlengingsdata.
  • De klant en het team kunnen de huidige fase van de bestelling zien.
  • Gegevens uit meerdere tabellen worden verzameld in één overzichtelijk rapport.
  • De site, CRM, mail, betalings- en orderboekhouding dragen de benodigde gegevens onderling over.

03Wat te beschrijven vóór de lancering

Niet elk proces hoeft geautomatiseerd te worden. Als u een ingewikkelde werkorder zonder wijzigingen automatiseert, herhaalt het systeem de problemen simpelweg sneller. Beschrijf het huidige scenario: welke gegevens zijn nodig, wie controleert deze, waar fouten optreden en wat te doen in uitzonderlijke situaties.

Automatisering moet onnodige handmatige stappen elimineren, en niet nog een tool creëren die voortdurend onderhoud nodig heeft.

Bij Cligora beginnen we met het analyseren van het proces en bieden dan pas een CRM-, integratie- of andere softwareoplossing aan.